Cách in phong bì, bao thư bằng máy in phong bì chuyên dụng

Admin 12/09/2022

Trong thời đại công nghệ thông tin phát triển nhanh chóng, nhiều công việc tưởng như khó khăn đối với con người nay đã có thể được thay thế và thực hiện dễ dàng bởi máy móc như: máy in phong bì, máy in tài liệu…

Những chiếc máy in laser hiện đại không chỉ giúp giải quyết các nhu cầu in ấn văn phòng thông thường mà còn có thể hỗ trợ chúng ta tự thiết kế và in ấn ra những phong bì thư theo ý của mình.

Dưới đây là bài viết giới thiệu về các máy in phong bì chuyên dụng và cách in phong bì thư.

Giới thiệu một số nét về phong bì thư

Trước tiên chúng ta hãy cùng tìm hiểu qua về phong bì thư nhé!

may-in-phong-bi-1

Phong bì thư là gì?

Có thể hiểu một cách đơn giản, phong bì thư là loại bao bì làm từ giấy để đựng các loại giấy tờ, ấn phẩm mỏng, mềm như tài liệu, các loại hợp đồng, công văn….

Bên cạnh đó, nó còn được sử dụng để đựng bưu thiếp, giấy mời, tiền mừng đám cưới hoặc viếng, tiền hợp đồng….và các loại tiền khác. Phong bì thư vừa thuận lợi cho công việc mà còn mang lại rất nhiều lợi ích trong cuộc sống.

Kích thước phong bì thư

Phong bì thư thường gồm 3 kích thước cơ bản đó là kích thước A4 (25×34 cm), kích thước A5 (16×23 cm) và kích thước A6 (12×22 cm). Trong đó phong bì A4 phù hợp để đựng vừa các tài liệu, văn bản khổ 21×19,7cm, phong bì A5 tương đương đựng vừa tờ A4 gập đôi, phong bì A6 thì đựng vừa tờ A4 gập 4. 

Ngoài ra còn vẫn có một số kích thước khác như 10x18cm, 11x19cm, 22x31cm thỉnh thoảng được sử dùng để đựng các tài liệu, ấn phẩm đặc thù.

Chất liệu giấy để làm phong bì thư

Giấy Offset hay còn được gọi là giấy Ford và giấy Couche là hai chất liệu giấy phổ biến dùng in phong bì. Giấy offset có bề mặt xốp nhẹ và hút mực nên sẽ được ưu tiên dùng in phong bì thư hơn bởi dễ viết được các loại bút mực khác nhau, có thể dùng keo chờ cho phần nắp. 

may-in-phong-bi-2

Giấy couche lại có bề mặt lì bóng, ít hút mực nên chỉ viết được bút bi lên và không thể làm được keo chờ phần nắp nên chỉ được sử dụng khi mẫu thiết kế có nhiều nền màu và nhiều hiệu ứng phức tạp khác. Ngoài ra, giấy in phong bì thư còn có rất nhiều loại khác như phong bì giấy kraft, giấy mỹ thuật, giấy Duplex,….

Vai trò cũng như tầm quan trọng của phong bì thư

Trong cuộc sống hiện tại, không khó để chúng ta có thể bắt gặp được hình bóng của một chiếc phong bì thư.

Trong kinh doanh

Có thể nói, trong lĩnh vực kinh doanh, mẫu phong bì thư đóng vai trò rất quan trọng. Bởi nó không chỉ đơn thuần là vật phẩm để bảo quản tài liệu, giấy tờ gửi cho đối tác, khách hàng mà còn góp phần không nhỏ cho việc quảng bá về mặt hình ảnh nhận diện

Có thể kể đến như logo, thông tin doanh nghiệp và các sản phẩm – dịch vụ cơ bản mà các doanh nghiệp đưa vào khi thiết kế, in ấn phong bì thư.

Bên cạnh đó, các loại phong bì cỡ nhỏ có kích thước A6, A5 còn được sử dụng nhiều trong nội bộ doanh nghiệp như đựng tiền phát lương, tiền thưởng, tiền mừng hay các thư từ nhắn gửi khác,…

Trong đời sống hàng ngày

Với các mẫu mã kiểu cách đa dạng khác nhau thì phong bì đang giúp ích rất nhiều trong cuộc sống hàng ngày như là dùng đựng thiệp cưới, thiệp mời, thiệp chúc mừng hay đựng thư tay và đựng tiền với nhiều mục đích khác nhau…. 

Nói chung trong cuộc sống hiện nay thì phong bì giúp giữ kín những điều kín đáo, tế nhị người trao muốn mang đến người nhận từ đó thể hiện sự lịch sự và tao nhã.

Hầu hết phong bì thư được sử dụng như là một phần khá quan trọng của chiến lược Marketing. Mẫu logo và hình ảnh công ty in lên phong bì thư được xem như một nỗ lực làm nổi bật thương hiệu của doanh nghiệp khi gửi cho khách hàng một tài liệu hay thông tin hoặc sản phẩm nào đó.

may-in-phong-bi-3

Cách in ấn phong bì thư

Cũng như các loại bao bì giấy khác, phong bì thư được in từ các khổ giấy thông dụng, sau đó dùng một máy bế khuôn để có được hình dạng mong muốn rồi gấp dán để tạo thành một chiếc phong bì hoàn thiện. Đây là một cách làm truyền thống của ngành in offset.

Giải pháp in kỹ thuật số ngày nay cho phép in phong bì trực tiếp từ phôi gấp sẵn thường được dùng để in phong bì thư số lượng ít và chỉ in phần mặt trước của phong bì với phần nắp, không in được mặt sau nắp. Khi thiết kế để in theo cách này cần phải tối giản nhất các chi tiết mảng màu sát mép vì có độ sai lệch vị trí khi in.

Nói chung, mọi công việc đều được hỗ trợ bởi máy in phong bì chuyên dụng.

Lợi ích của việc in ấn bì thư trên máy in phong bì chuyên dụng

Nhiều công ty ngày nay đã lựa chọn cho mình những mẫu phong bì mang đậm thương hiệu để gửi cho đối tác mỗi khi có các sự kiện hay tài liệu cần phải đóng gói. Nó giúp chuyên nghiệp hóa công việc cũng như tạo ra dấu ấn thương hiệu riêng biệt.

  • Mỗi công ty, doanh nghiệp đều sở hữu cho mình những form phong bì riêng biệt. Bởi trên đó bao gồm logo và thương hiệu riêng của doanh nghiệp nhằm tạo dấu ấn với khách hàng cũng như thế hiện sự chuyên nghiệp của công ty mình.
  • Việc sử dụng những máy in bì thư sẽ giúp cho bạn tiết kiệm được khá nhiều chi phí so với việc sử dụng các dịch vụ in ấn bao bì bên ngoài.
  • Một lợi ích khác nữa đó là việc bạn tự thiết kế và in bì thư trên chính máy in bao thư tại công ty sẽ giúp bạn hoàn toàn chủ động trong việc thiết kế mẫu bì thư cũng như tùy chọn được nhiều loại kích thước bì thư khác nhau để phù hợp với nhu cầu sử dụng thực tế.
  • Ngay cả các dòng máy in laser trắng đen cũng có thể là trợ thủ đắc lực cho bạn trong việc hỗ trợ in ấn bất kỳ mẫu bì thư nào. 
  • Việc in phong bì bằng máy in phun đơn giản vì đây là dòng máy in có tốc độ in cao, có màu sắc đẹp mắt phù hợp với nhu cầu thực tế. Việc in ấn phong bì thư bằng máy in laser cũng khá đơn giản và không mất quá nhiều thời gian của người dùng.

may-in-phong-bi-4

Hướng dẫn in bì thư bằng máy in laser khổ A4

  • Bước 1: Hãy Khởi động phần mềm Word trên máy tính của bạn
  • Bước 2: Trên thanh công cụ Word chọn Mailing => Envelopes 
  • Bước 3: Nhập vào cửa sổ Delivery address và chọn Return address
  • Bước 4: Nhập kích thước của phong bì 

Trong cùng hộp thoại Envelopes chọn Options => Envelope Option. Tại đây có các kích thước mặc định tuy nhiên bạn có thể kéo xuống cùng, nhấn chọn Custom size để có thể tùy chọn kích cỡ muốn in theo đúng với kích thước phôi bì thư của mình.

Khi chọn Custom size bạn cần chú ý như sau: Width là chiều ngang còn height là chiều cao của phong bì. Sau khi thiết lập xong chiều ngang và chiều cao bạn nhấn chọn Add Document.

  • Bước 5: Thiết kế lại phong bì

Tại màn hình sẽ hiện ra phần thô của bì thư bạn vừa mới thiết lập. Bạn có thể đổi màu chữ viết (nếu bạn in màu), tùy chọn font chữ theo sở thích và thêm các ký tự đặc biệt nhằm giúp bì thư đẹp mắt hơn. Ngoài ra, bạn có thể thêm logo của công ty bằng cách kéo và thả hình ảnh từ ngoài vào để bì thư của bạn trông chuyên nghiệp hơn.

may-in-phong-bi-5

  • Bước 6: Tiến hành in và nhận thành quả

Trên màn hình chính kích chọn File => Print. Trong mục Page size, bạn nhấn chọn để căn lề trái, phải, trên, dưới sao cho phù hợp rồi tiến hành in.

Trước khi thực hiện lệnh in, bạn cần chú ý đặt phôi bì thư vào khay chứa và cố định chúng vào giữa để tránh bị in lệch. Tùy vào từng loại máy in phong bì thư khác nhau mà bạn có thể đặt phôi theo chiều ngang hoặc chiều dọc.

Lời khuyên chân thành là bạn nên in test thử một bản trước, sau đó kiểm tra lại các thông tin trên sản phẩm để đảm bảo độ chính xác rồi mới tiến hành in hàng loạt nhé!

Uprint – Đơn vị in bì thư chuyên nghiệp

Uprint tự hào là một trong những đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ thiết kế và phát triển thương hiệu, thiết kế ấn phẩm marketing như: phong bì thư, brochure, catalogue,… 

Với nhiều năm kinh nghiệm trong ngành in phong bì lấy ngay,… Uprint đã thực hiện thành công rất nhiều dự án cho hàng nghìn khách hàng và hỗ trợ nâng tầm giá trị thương hiệu cho hàng nghìn thương hiệu Việt. 

may-in-phong-bi-6

Với phương châm “đảm bảo tối đa lợi ích của khách hàng”, Uprint chúng tôi vô cùng tự hào khi trở thành đối tác đáng tin cậy giúp hỗ trợ các doanh nghiệp xây dựng và phát triển thương hiệu.

Uprint cung cấp dịch vụ cho thuê máy in phong bì trọn gói tại Hà Nội, TPHCM, Bình Dương, Đồng Nai,.. Tất cả các loại máy của Uprint đều là hàng chính hãng thuộc các thương hiệu nổi tiếng như Epson, Canon, HP,.. các dòng máy in đa chức năng đảm bảo phù hợp với mọi loại đối tượng khách hàng. Bên cạnh đó, với đội ngũ nhân viên đông đảo, chuyên nghiệp chắc hẳn sẽ mang lại sự hài lòng tuyệt đối cho khách hàng. 

Thông tin liên hệ:

  • Địa chỉ: 62 Phan Đình Giót, Phương Liệt, Thanh Xuân, Hà Nội, Việt Nam
  • Gmail: uprintvn@gmail.com
  • Điện thoại: 0383618845
Tags: