Hướng dẫn in phong bì bằng Word đơn giản phổ biến

Admin 16/09/2022

Hướng dẫn in phong bì chi tiết trong bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hoàn thiện đơn giản các thao tác cũng như thiết kế ra những chiếc phong bì đẹp, chất lượng.

Bởi một mẫu in phong bì đẹp, đơn giản đem lại nhiều ý nghĩa phục vụ cho cá nhân, doanh nghiệp rất nhiều. 

Giới thiệu về in ấn phong bì

Để có thể hiểu rõ hơn về việc in ấn phong bì, bạn có thể cùng công ty in ấn Uprint chúng tôi tìm hiểu đôi nét về khái niệm, vai trò trong các mục dưới đây.

huong-dan-in-phong-bi-1

Phong bì là gì?

Phong bì hay còn được gọi là bao bì thư, là một vật phẩm được sử dụng rất nhiều trong cuộc sống của chúng ta. Chúng được in ấn dưới dạng hình chữ nhật, một đầu gấp được để hở.

Vai trò của phong bì thư

Phong bì được sản xuất nhằm đáp ứng được những nhu cầu thiết yếu của công ty, doanh nghiệp, khách hàng.

Bảo vệ, bảo mật thông tin vật phẩm

Phong bì rất quan trọng trong việc bảo vệ thông tin. Phong bì được coi là một phương tiện truyền đạt thông điệp, tin tức, giấy tờ trong một khoảng thời gian cố định. Thiệp chúc mừng, thiệp mời, những thông báo quan trọng, thông tin tuyệt mật đều được gửi gắm trong chiếc phong bì được in sắc nét.

Giúp tăng độ nhận diện cho công ty, doanh nghiệp

In phong bì đẹp là cơ hội cho các doanh nghiệp nhằm tăng nhận thức, ánh nhìn tích cực đến với khách hàng, đối tác. Việc in địa chỉ lên phong bì còn giúp cho khách hàng có thể biết đến doanh nghiệp, cung cấp thông tin hữu ích cho khách hàng, thu hút sự chú ý lớn.

Giao tiếp dễ dàng hơn cùng với khách hàng

Với những thông tin bao quát đầy đủ về bản thân, doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh,… giúp cho khách hàng có thể dễ dàng nhận diện một cách vô cùng trang trọng, lịch sự khi phong thư được trao đi. Cùng với việc in địa chỉ lên phong bì, công ty của bạn sẽ khiến khách hàng dễ dàng tìm kiếm thông tin hơn.

Nhằm giúp công ty, doanh nghiệp trở nên chuyên nghiệp hơn

Khách hàng, đối tác sẽ cảm thấy công ty, doanh nghiệp của bạn rất chu đáo, tỉ mỉ, nghiêm túc và tôn trọng họ. Sử dụng phong bì thư sẽ đem đến nhiều hiệu quả khác nhau với từng mục đích khác nhau, giúp công ty của bạn trong mắt khách hàng sẽ trở nên tích cực hơn.

huong-dan-in-phong-bi-2

Lưu ý trong việc in ấn phong bì

Cách in phong bì rất đơn giản không khó để thực hiện nhưng quá trình đòi hỏi sự tỉ mỉ, chính xác để có được một phong bì thư như ý.

Chọn giấy in

  • Đối với phong bì sử dụng trong văn phòng doanh nghiệp thưởng dùng loại giấy như: couches, offset,… 
  • Đối với phong bì sử dụng để đựng thư từ hợp đồng khác thì chọn loại giấy cao cấp hơn như galgo, conqueror, kishu…
  • Còn lại với các tài liệu dày, hồ sơ bệnh án thì chọn chất liệu giấy kraft.

Kích thước phong bì

Hiện nay, kích cỡ phong bì phổ biến là mẫu A4 A5 và A6. Màu sắc có thể kết hợp 2 hoặc 3 màu/1 sản phẩm. Tuy nhiên, chỉ nên dùng mẫu phong bì có màu sắc đơn giản, phối màu nhẹ nhàng phù hợp với màu chủ đạo của công ty mình.

Chọn định lượng giấy in

Tùy thuộc vào vật phẩm được  đựng bên trong phong bì để chọn định lượng giấy in phong bì cho phù hợp. Thông thường đối với khổ phong bì A6, A5 thường sử dụng giấy offset, couches định lượng 100-120gsm.Với khổ A4 hoặc lớn hơn thường sử dụng giấy duplex, kraft định lượng 150-250gsm.

Quy cách in offset nhiều màu đã và đang được áp dụng vào trong sản xuất nhằm đáp ứng nhu cầu thị trường đặt ra. Đó cũng là cách in được các công ty doanh nghiệp hướng tới và sẽ thực hiện đông đảo.

Hướng dẫn in phong bì

Có rất nhiều cách thức để in phong bì thư tuy nhiên việc tận dụng chiếc máy in laser A4 tại văn phòng vừa tiện dụng lại còn giúp bạn tiết kiệm được khá nhiều chi phí đấy. Tôi sẽ hướng dẫn in phong bì đơn giản mà hiệu quả này cho bạn ngay thôi!

Quy trình in phong bì thư với máy in laser A4

Dưới đây là hướng dẫn in phong bì gồm những quy trình, thao tác trên Word giúp bạn thực hiện dễ dàng hơn.  

Bước 1: Chạy phần mềm Word trên máy tính

Kích đúp chuột để khởi động phần mềm word trên máy tính.

Bước 2: Trên thanh công cụ chọn Word –> Mailing –> Envelopes

Tiếp theo, trên màn hình hiển thị ta lần lượt chọn: Word –> Mailing –> Envelopes.

huong-dan-in-phong-bi-3

Bước 3: Điền địa chỉ vào cửa sổ Delivery address và Return address.

Delivery address (địa chỉ người nhận):  bạn điền thông tin chính xác về người nhận phong bì thư. Return address (địa chỉ người gửi):bạn điền các thông tin chính xác về người gửi

Lưu ý: Trong quá trình nhập thông tin người gửi người nhận phong bì thư, các bạn cần chú ý tránh nhập sai địa chỉ nhé. Bởi chỉ chút sơ suất thì các bạn sẽ không hoàn tất được quá trình và phải thực hiện lại từ đầu. Điều này không chỉ rất lãng phí thời gian và tốn công sức.

huong-dan-in-phong-bi-4
In phong bì thư bằng máy in laser A4

Bước 4: Điền kích thước phong bì ( tùy từng loại khác nhau có kích thước khác nhau)

Trong Envelopes –> Options– > Envelope option. Ở đây có nhiều kích thước mặc định. Một số kích thước phong bì bạn có thể cần để tham khảo:

  • Phong bì thư A4: kích thước 230mm x 353mm sẽ  tương ứng với size B3
  • Phong bì thư A5: kích thước 162mm x 229mm sẽ tương ứng với size C5
  • Phong bì thư A3: kích thước 114mm x 229mm sẽ tương ứng với size C65 hay kích thước 112mm x 223mm ứng với size M65

Và nếu bạn muốn thay đổi kích cỡ theo tùy chọn của mình hãy kéo xuống dưới và chọn  Custom size. Lúc này, một bảng chữ nhỏ sẽ  xuất hiện là Envelopes size, các bạn sẽ lựa chọn, thay đổi  kích cỡ mà mình mong muốn (Lưu ý: Width là chiều ngang; height là chiều cao).

huong-dan-in-phong-bi-5
Chọn kích thước cho phong bì thư
huong-dan-in-phong-bi-6
Điều chỉnh kích thước phong bì thư
huong-dan-in-phong-bi-7
Nhập kích thước mà bạn mong muốn cho chiếc phong bì

Bước 5: Thiết kế lại phong bì ( màu chữ, phông chữ, hướng in )

Bước này bạn có thể đổi màu chữ viết, thêm logo của công ty để cho phong bì bắt mắt và chuyên nghiệp hơn. Để thay đổi phông chữ các bạn cũng nhấn chuột vào chữ Options và lựa chọn phông chữ mà mình thấy phù hợp với phong bì. Tuy nhiên khi lựa chọn phông chữ bạn nên chọn những phông có định dạng dễ nhìn, bắt mắt nhưng phải hài hòa với bố cục cũng như màu sắc của chiếc bì thư.

Trước khi in khuyên bạn nên kiểm tra lại kích thước cũng như phông chữ mà mình chọn trước đó. Nếu có sai sót còn kịp thời sửa chữa bằng cách chọn vào mục Preview (xem trước) ở phía dưới của hộp thoại.

Tiếp đến bạn hãy bấm chọn Printing Options để có thể chọn hướng đặt phong bì với cách hướng dẫn in phong bì của mình. Bạn có nhiều lựa chọn như đặt mặt phong bì hướng lên trên hoặc hướng xuống dưới, đặt cạnh trên vào máy in trước hoặc bạn có thể làm ngược lại.

Bước 6:  Thêm phong bì vào tài liệu và tiến hành thao tác in

Khi bạn tiến hành và bấm chọn nút OK, một hộp thoại chính sẽ xuất hiện . Sau đó bạn nhấp vào mục Add to Document để lưu lại phong bì trước đó bạn đã thiết lập. Lúc này trên màn hình sẽ hiển thị phong bì bạn đã thiết kế và kể từ trang thứ hai trở đi nó sẽ là phần nội dung mà phong bì của bạn có.

Nếu không còn điều gì phải chỉnh sửa thì bạn chọn File -> Print  và trong Page size bạn nhấn chọn để canh trái, canh phải sao cho hợp lý. Thêm một lưu ý nhỏ nữa để phong bì được in một cách chính xác nhất bạn nên đặt phần nắp phong bì úp xuống dưới để giảm thiểu trường hợp bị kẹt khi in. Thêm nữa bạn nên test thử một cái đầu tiên, thấy ổn rồi thì thực hiện làm đồng loạt sau. Như thế nếu có sai sót thì sẽ giảm thiểu đi rất nhiều chi phí và tiết kiệm.

huong-dan-in-phong-bi-8

Uprint – Dịch vụ in bìa thư uy tín, chất lượng

Uprint tự hào rằng là một trong những đơn vị đi đầu trong lĩnh vực dịch vụ thiết kế và nâng tầm thương hiệu, thiết kế sản phẩm thuộc marketing điển hình như: catalogue, phong bì thư,…

Cùng kinh nghiệm dày dặn nhiều năm trong ngành in ấn, thiết kế phong bì, Uprint chúng tôi đã cùng đi qua rất nhiều dự án thành công cho rất nhiều khách hàng, đối tác, nâng tầm thương hiệu Việt.

Với tiêu chí đảm bảo lợi ích tốt nhất cho khách hàng, Uprint cảm thấy vô cùng tự hào khi có thể trở thành đối tác hỗ trợ những doanh nghiệp đang xây dựng và nâng tầm thương hiệu.

Hiện tại, Uprint là nơi cung cấp dịch vụ cho thuê các loại máy in phong bì trọn gói tại TPHCM, Hà Nội, Bình Dương, Đồng Nai,… Mọi loại máy tại Uprint đều là dòng máy chính hãng thuộc thương hiệu nổi tiếng như Canon, HP, Epson,… Song song với đó là sự tận tình, nhiệt huyết của đội ngũ nhân viên chắc chắn sẽ đem lại trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng.

Qua bài tham khảo trên, chúng mình đã chia sẻ đến với những bạn có nhu cầu in ấn phong bì, chia sẻ cách hướng dẫn in phong bì và thiết kế trên nền tảng Word. Rất mong bài viết này có thể giúp các bạn hiểu rõ thông tin, vai trò, thao tác in ấn cũng như địa chỉ uy tín trong lĩnh vực in ấn phong bì thư với chất lượng tuyệt vời nhất.

Tags: